Vibra Energia Brasil realoca 380 mil horas de trabalho por ano utilizando a tecnologia RPA

Com mais de 90 unidades operacionais, atuação em mais de 100 aeroportos distribuídos por todo o país, valorização da inovação e melhoria contínua dos processos, a Vibra Energia, antes conhecida como BR Distribuidora, possui mais de cinco décadas de história e tradição como líder no mercado de distribuição de combustíveis e lubrificantes no Brasil.

No ano de 2019, a Vibra criou o seu hub de inovação com o objetivo de conectar e firmar parceria com startups para desenvolver soluções que atendessem aos novos negócios e desafios da companhia.

E foi a partir dessa iniciativa que a Vibra conheceu as soluções personalizadas da Smarthis, uma verdadeira revolução operacional na empresa.

A parceria foi estabelecida para o desenvolvimento de automação de atividades repetitivas, que ocupavam longas jornadas em tarefas necessárias, porém de baixo retorno. Mas os resultados foram bem mais além.

O princípio

A atuação da Smarthis para o desenvolvimento e implantação dos processos de RPA na Vibra, passaram pelas seguintes fases:

1. Identificação de oportunidades: nosso primeiro passo é a identificação de quais são os principais candidatos à automação, alinhamos os ganhos esperados e criamos um backlog de potenciais processos que tem match com RPA.
2. Mapeamento de processos: em seguida, nos aprofundamos no detalhe de cada fluxo de trabalho dos processos selecionados. Identificamos as etapas, as regras de negócio e exceções, os sistemas utilizados e possíveis otimizações nesse fluxo.
3. Arquitetura e design de solução: nessa etapa, focamos em criar a solução técnica para a automação, composta da arquitetura e seus requisitos técnicos para o time de desenvolvimento.
4. Desenvolvimento de automação: transformamos os dados levantados em um processo automatizado, através das melhores práticas, totalmente integrada aos sistemas da empresa.
5. Testes e validação: para garantir o sucesso da automação, realizamos cenários de testes e simulações, além de validar se os resultados obtidos foram os esperados pela empresa.
6. GoLive: a automação está pronta para executar de maneira autônoma. Inicialmente realizamos uma operação assistida, monitorando e avaliando qualquer desvio do planejado. Ao concluir a primeira etapa, a automação entra na fase de operação contínua.
7. Suporte: monitoramos o ciclo de operação das automações, garantindo o correto funcionamento no seu dia a dia, realizando atualizações para novos sistemas ou cenários e prestando suporte à empresa.

Sucesso desde o primeiro momento

Os primeiros processos automatizados aconteceram no setor financeiro da Vibra. Mas em poucos meses, os projetos de RPA já estavam sendo executados na cadeia produtiva da distribuidora, em processos que retornaram ganhos ainda mais expressivos em horas de trabalho manual.

Tratavam-se de rotinas replicáveis e/ou simultâneas que aconteciam em diferentes bases por todo o Brasil.

Um exemplo dessas atividades é o relatório de fechamento de estoque, no qual diariamente em cada uma das bases do país um assistente administrativo realizava a conferência dos níveis de combustível em reserva e posteriormente efetuava o comparativo com o relatório contábil.

Essa mesma operação era realizada em 70 centros de distribuição, levando mais de 1 hora em cada um deles. Durante o ano, tínhamos um total de 20 mil horas despendidas somente nesse procedimento.

Após a automação deste processo, em apenas 3 horas o RPA entrega o estoque conferido e validado de todas as unidades do país!

Seja bem-vindo à equipe, Br@x!

Após todo o sucesso dos projetos de RPA na Vibra, a equipe ganhou um nome e mascote: Br@x. Ele traz o conceito de que as atividades manuais e repetitivas que podem ser automatizadas, vão de A a X; enquanto, Y e Z são as tarefas de criatividade e inovação, onde o foco humano deve estar para gerar valor ao negócio.

Atualmente, o Br@x está implantado em 160 processos, dentro de 40 áreas da companhia, economizando até 380 mil horas de trabalho ao ano.

Um diferencial da Smarthis que é essencial para o bom funcionamento do projeto e que garante esses resultados tão expressivos, é a velocidade na apresentação das soluções. Cada projeto levou, em média, apenas 6 semanas entre as fases de desenvolvimento do design até a entrada em operação.

Com base na análise de dados do projeto, uma hora do trabalho que entregamos gera a economia de 10 horas de trabalho manual para a Vibra, tempo que é realocado em atividades realmente estratégicas que agregam mais valor para a companhia.

E hoje, após 3 anos, a parceria com a Vibra avançou a um novo nível: atuamos juntos desde o desenvolvimento até a governança das automações; tratando da segurança de dados e informações, realizando o monitoramento ininterrupto para identificação e resolução de incidentes e documentação dos projetos de RPA, agregando à equipe analistas de negócio para atuarem de forma ativa na melhoria contínua da companhia.

O que iniciou como um projeto experimental, passou a ser parte da estratégia da Vibra Energia, deixando a Smarthis muito orgulhosa pela oportunidade, confiança e parceria.