Como o RPA pode ajudar a sua empresa?

Com o avanço da tecnologia, cada vez mais empresas estão apostando em inovações que visam otimizar a rotina de trabalho, melhorar a produtividade e reduzir o tempo no qual os colaboradores ficam presos a uma tarefa. A solução ideal é aquela que otimiza os processos, dando liberdade para que as equipes foquem em demandas mais estratégicas. Isso é o que o RPA faz. Sigla para Robotic Process Automation, a tecnologia conta com um robô (software) que executa suas atividades repetitivas por você de forma automática.

Saiba tudo sobre a tecnologia RPA e veja quais são os benefícios de aplicá-la em seu negócio. Boa leitura!

O que é e como funciona o RPA?

Robotic Process Automation, traduzido como automação robótica de processos, é um software tecnológico que auxilia negócios a automatizar as suas demandas digitais, sendo uma solução com Implantação simples e rápida e sistema descomplicado, que facilita a interação da equipe sem dificuldades.

Através do RPA, criam-se robôs, ou os já conhecidos bots, que aprendem, simulam e executam os processos desempenhados pela empresa, tudo com base nas ações digitais humanas. Basta mostrar ao bot o que ele deve fazer. Assim, ele realizará a demanda da maneira solicitada. 

Os bots de automação podem, por exemplo, copiar e colar dados da web, calcular, analisar arquivos, explorar e-mails, logar em programas, acessar APIs e extrair dados, uma vez que se adaptam a qualquer interface ou fluxo de trabalho. Assim, não é preciso alterar sistemas de negócios, aplicativos ou processos para automatizá-los.

Os benefícios de utilizar o RPA na sua empresa

Em um ano repleto de avanços e mudanças tecnológicas, sua empresa não pode ficar para trás. É hora de conhecer os benefícios do RPA e investir nessa solução para se manter competitivo no mercado:

• Redução de tempo e processo: agilidade é a palavra que define o RPA. Ao assumirem grande parte do trabalho manual (24 horas por dia, 7 dias por semana), os robôs garantem muitos ganhos à empresa. Além disso, ajudam a otimizar o desempenho de diversos processos.
• Aumento da produtividade: enquanto os robôs realizam trabalhos repetitivos, os humanos focam em serviços que demandam estratégia e atenção, cada um desempenhando suas habilidades específicas e contribuindo para a eficiência e produtividade da equipe.
• Redução de erros manuais: os robôs podem interagir com várias fontes e bancos de dados diferentes, coletando e os apresentando de forma ordenada aos usuários finais: os humanos. Esse cenário reduz a possibilidade de erros manuais e garante muito mais qualidade para a análise e o poder de decisão da organização.
• Maior escalabilidade: por serem aplicáveis em todos os setores, têm a capacidade de executar uma ampla gama de tarefas. Qualquer processo regrado e repetitivo pode ser realizado pela automação.
• Melhoria do nível de serviço: com robôs executando diversas tarefas, mais trabalho pode ser feito em menos tempo, assegurando uma entrega mais rápida e precisa.
• Aumento do controle/compliance: o RPA reduz o contato dos humanos com dados confidenciais de clientes, já que eles são gerenciados por robôs. Isso porque são integrados e tratados por sistemas seguros, assim, os documentos percorrem fluxos corretos.
• Registro de dados para auditoria: a automação permite que os dados da empresa sejam gerenciados e organizados com eficiência. Possibilita também registrar todas as informações com facilidade para encarar auditorias.
• Melhoria na qualidade dos dados: a solução de automação aprimora com precisão serviços e processos que possuem alta probabilidade de erro humano. Os bots são confiáveis e consistentes, oferecendo excelência nos resultados.

O RPA pode ser integrado com outros sistemas?

A resposta é sim, o RPA pode ser integrado a outros sistemas já existentes nas empresas, como exemplo, sistemas de gestão financeira e sistemas de gerenciamento, como:

• Sistemas ERP (Enterprise Resource Planning): como SAP, Oracle, Microsoft Dynamics e outros sistemas de gerenciamento de recursos empresariais.
• Sistemas CRM (Customer Relationship Management): como Salesforce, Microsoft Dynamics CRM e outros sistemas de gerenciamento de relacionamento com o cliente.
• Sistemas de gerenciamento de conteúdo: como o SharePoint, que permite a automação de tarefas relacionadas à gestão de documentos e fluxos de trabalho.
• Sistemas de gerenciamento de processos de negócios (BPM): que permitem a automatização de processos de negócios complexos.
• Sistemas de gestão de documentos: como o Adobe Sign e o DocuSign, que permitem a automação de processos de assinatura eletrônica de documentos.
• Sistemas de gerenciamento de pedidos: como o Magento e o Shopify, que permitem a automação de processos de pedidos e gerenciamento de estoque.
• Sistemas de gerenciamento de dados: como o SQL Server e o Oracle, que permitem a automação de processos de migração e integração de dados.

Inclusive, essa é uma recomendação às marcas que desejam implementar a automação, assim, os processos são otimizados, garantindo mais segurança e menos erros à rotina do negócio.

Antes de integrar as soluções, é importante realizar alguns testes, para certificar-se de que todas as vantagens estarão disponíveis para as equipes.

Smarthis: produza mais, em menos tempo

Esses são alguns exemplos de processos que podem ser automatizados com RPA. Versátil, a tecnologia é aplicada em diversos setores e processos:

• Processamento de faturas: o RPA pode receber faturas de um e-mail e extrair informações relevantes delas, como valor, data e número da fatura; bem como inserir esses dados no sistema contábil da empresa. Além disso, a tecnologia verifica se há erros nas faturas e notifica os responsáveis para corrigi-los.
• Atendimento ao cliente: pode-se obter solicitações de atendimento ao cliente de um e-mail ou sistema de tickets; extrair dados expressivos, como nome do cliente, número de telefone e problema relatado; e inserir as informações no sistema de atendimento ao cliente. Por fim, é possível enviar uma resposta automática, informando que a solicitação foi recebida e está sendo processada.
• Processamento de pedidos: há possibilidade de receber pedidos do e-commerce, conseguir informações relevantes e inseri-las no sistema de gerenciamento de pedidos. Assim, o RPA confere se há itens em estoque, calcula o custo total do pedido e envia um e-mail de confirmação ao cliente.
• Gerenciamento de estoque: é possível monitorar e receber alertas de baixo estoque, bem como enviar pedidos de reposição automaticamente. Por fim, ainda pode-se verificar prazos de validade dos produtos e notificar as pessoas que devem eliminar os produtos vencidos. 

Quer algo melhor do que isso? Temos: você pode levar o RPA para os seus processos de negócio de forma personalizada, por meio da incorporação da solução nas ferramentas que a sua equipe já está habituada a usar.

Essa é a maneira mais eficaz de garantir que seus resultados sejam previsíveis, rastreáveis e com erros mínimos, reduzindo a quantidade de horas desperdiçadas em tarefas repetitivas.