Bridgestone redirecionou 50 mil horas de trabalho utilizando a tecnologia RPA

A busca pela melhoria contínua é um dos objetivos que fazem parte de metas permanentes das empresas, independente do seu tamanho ou atividade.

E aproveitar o capital humano de forma eficiente, para que não se percam horas de trabalho em atividades com baixo retorno, é um dos principais desafios que as corporações encontram nessa jornada.

Como resposta a esse obstáculo, o Robotic Process Automation (RPA) surgiu para redirecionar a mão de obra humana para atividades que, de fato, exigem expertise de seus colaboradores. E a Smarthis tem como objetivo ser uma parceira para as empresas durante esse processo, auxiliando em seus desafios de automação e transformação digital.

Em virtude dessa parceria que a Bridgestone, maior fabricante de pneus do mundo, redirecionou mais de 50 mil horas de trabalho através das soluções de RPA desenvolvidas pela Smarthis.

Com mais de 51 fábricas de pneus, 143 mil colaboradores e 180 unidades de manufatura, pesquisa e desenvolvimento pelo mundo, a Bridgestone considera a transformação digital um conjunto de iniciativas que permitem o avanço da companhia em direção aos seus objetivos estratégicos.

Foi com base nessa premissa que a empresa decidiu utilizar as tecnologias de automação para tornar os seus processos ainda mais eficientes e resolver dificuldades que impactavam diretamente no seu tempo e custos de produção.

Mas como fazer isso sem perder produtividade durante a jornada de automação? A companhia precisava que as soluções oferecessem:

• Curto processo de desenvolvimento;
• Implantação simples e rápida, que facilitasse a aceitação e o engajamento interno;
• Novo sistema descomplicado, para que a equipe interagisse sem dificuldades;
• Metodologia confiável quanto à segurança de dados, pois informações sensíveis seriam utilizadas durante esse processo.

Após uma seleção criteriosa, a Smarthis foi escolhida com base em sua metodologia de desenvolvimento que atendia a todas as necessidades listadas pela empresa. Reafirmando nossa excelência em desenvolver, de forma rápida, personalizada e eficaz, soluções de RPA - Robotic Process Automation. dos projetos de RPA na Ball seguiram as seguintes etapas:

Como a Smarthis atua?

As fases do processo de desenvolvimento e implantação de RPA acontecem da seguinte forma:

1. Identificação de oportunidades: nosso primeiro passo é a identificação de quais são os principais candidatos à automação, alinhamos os ganhos esperados e criamos um backlog de potenciais processos que tem match com RPA.
2. Mapeamento de processos: em seguida, nos aprofundamos no detalhe de cada fluxo de trabalho dos processos selecionados. Identificamos as etapas, as regras de negócio e exceções, os sistemas utilizados e possíveis otimizações nesse fluxo.
3. Arquitetura e design de solução: nessa etapa, focamos em criar a solução técnica para a automação, composta da arquitetura e seus requisitos técnicos para o time de desenvolvimento.
4. Desenvolvimento de automação: transformamos os dados levantados em um processo automatizado, através das melhores práticas, totalmente integrada aos sistemas da empresa.
5. Testes e validação: para garantir o sucesso da automação, realizamos cenários de testes e simulações, além de validar se os resultados obtidos foram os esperados pela empresa.
6. GoLive: a automação está pronta para executar de maneira autônoma. Inicialmente realizamos uma operação assistida, monitorando e avaliando qualquer desvio do planejado. Ao concluir a primeira etapa, a automação entra na fase de operação contínua.
7. Suporte: monitoramos o ciclo de operação das automações, garantindo o correto funcionamento no seu dia a dia, realizando atualizações para novos sistemas ou cenários e prestando suporte à empresa.

Vamos conferir de perto alguns objetivos que a Bridgestone pretendia conquistar com as nossas soluções personalizadas:

• Otimizar ainda mais a precisão das previsões de vendas;
• Implementar melhorias na administração dos canais de distribuição, pois esse processo levava um grande tempo;
• Facilitar o manuseio de bases complexas de dados para suporte às tomadas de decisão;
• Reduzir o retrabalho aumentando a produtividade das equipes;
• Permitir adaptações ao longo da implementação, mantendo a agilidade do processo.Devido à complexidade das tarefas, elas poderiam levar dias, ou semanas, e qualquer contratempo nessas rotinas acarretaria grandes prejuízos à organização. Então a implementação da automação RPA foi a solução que a Bridgestone buscava, uma vez que a tecnologia permite que seus resultados sejam previsíveis, rastreáveis e com erros mínimos, conferindo ainda mais agilidade e competividade à organização, elevando o seu patamar de excelência.

Implantação do e-commerce - uma importante demanda comercial

A Bridgestone visualizou a oportunidade de expandir suas vendas para atender a um novo tipo de público que, principalmente após a pandemia, se tornou bastante adepto às compras on-line.

Uma das metas estratégicas definidas pelas lideranças era iniciar as vendas através de uma das maiores plataformas de e-commerce do mundo. Contudo, havia uma dificuldade até então intransponível: o ERP utilizado pela organização não permitia interface com a ferramenta de gestão de estoques e vendas da plataforma.

Durante o processo, a companhia entendeu que desenvolver uma adaptação eficaz para que essa integração fosse possível, era algo inviável pela quantidade de tempo necessária para customização do sistema nativo, podendo levar meses de desenvolvimento.

Solução proposta pela Smarthis

Desenvolver uma automação que operasse como conexão entre os dois sistemas, dedicado 24h a esse processo.

Dessa forma, a automação realizaria a verificação da entrada de pedidos, efetivaria seu cadastro dentro do ERP da empresa, automaticamente, e com esta solicitação concluída, responderia ao sistema do e-commerce, informando que o pedido foi processado.

Além disso, nossa solução acompanharia todo o processo desde a emissão da nota fiscal para o cliente, informando à plataforma do e-commerce e concluindo o trabalho com a disponibilização do produto para o usuário.

O tempo total de identificação, desenvolvimento e implantação desta solução foi de apenas 30 dias.

Planejamento da produção - os desafios de Sales Operation

O planejamento da produção consiste em definir a ordem de pedidos que serão atendidos no mês, para orientar a linha de produção quanto à demanda de insumos, hora/máquina e logística de entregas.

Esse processo exigia um alto envolvimento manual dos colaboradores em cada etapa, levando aproximadamente 32 horas de trabalho por mês, com necessidade constante de validação de diretrizes variáveis e conferência de informações críticas para o setor de produção, alinhando a capacidade produtiva disponível no período com os pedidos pendentes.

Solução proposta pela Smarthis

Redesenhar o processo propondo uma nova padronização de parâmetros, fluxo e informações.

Assim a automação assumiria toda a lógica de conferência das variáveis e consolidação de dados em um relatório de rápido acesso e fácil utilização no dia a dia.

Os resultados obtidos com a ação foram: além da melhoria do fluxo da atividade com a institucionalização de parâmetros fixos para a classificação da ordem de produção, a automação assumiu todo o processo sem necessidade de intervenção humana, reduzindo o tempo de operação para apenas 20 minutos, gerando um retorno de economia em mais de 90%, além da possibilidade de ajustes e simulações.

Desde o início da nossa parceria, mais de 110 processos já foram automatizados na Bridgestone do Brasil, e agora estamos auxiliando em escala global, com projetos de RPA na Argentina, Chile e México. O que isso significa?

Além das mais de 50 mil horas de trabalho realocadas em atividades mais estratégicas, houve a entrega de:

• +200.000 processos executados
• +15 áreas impactadas positivamente
• 80% de redução no tempo das atividades
• Retorno a curto prazo dos investimentos
• Aumento do controle dos dados