Integración de sistemas: cómo funciona y ventajas

Integración de sistemas: ¿cómo funciona y cuáles son sus ventajas?

Con el avance de las soluciones tecnológicas, la implementación de nuevos sistemas dentro de las empresas es cada vez mayor y, con ello, las diferentes áreas necesitan buscar formas de organizar su comunicación. La integración de sistemas, en este escenario, se convierte en una demanda crucial del mercado actual.

Esta integración permite que las áreas de la empresa compartan datos de manera eficiente, promoviendo un trabajo conectado y organizado. Además, la integración de sistemas ayuda a evitar retrabajos y a optimizar los recursos financieros y humanos de la compañía.

¿Qué es la integración de sistemas?

En una empresa existen diversos softwares que se utilizan en diferentes etapas de los procesos y necesitan estar conectados. Esta conexión entre varios sistemas es lo que se conoce como integración de sistemas. Es fundamental para la interacción entre diferentes herramientas digitales y plataformas tecnológicas.

Al integrar el conjunto de sistemas de una empresa, es posible tener una visión de punta a punta de sus procesos: desde la etapa de desarrollo de productos hasta la producción, la logística y la distribución.

De esta manera, la optimización de los procesos de un área de la empresa puede realizarse con base en los datos obtenidos de otra área. Esta operación sistémica facilita el trabajo interno e impacta directamente en la calidad que la compañía ofrece a sus consumidores.

¿Cuál es la importancia de la integración de sistemas en una empresa?

Diferentes tipos de organizaciones pueden beneficiarse de la integración de sistemas. Con ella, la comunicación entre las distintas áreas del negocio es más consistente, la creación de rutinas se vuelve más eficiente y es posible definir objetivos conjuntos para todas las áreas con mayor facilidad.

Además, al integrar los sistemas, es más fácil acceder a datos en tiempo real, reducir errores en los procesos y mejorar la experiencia del cliente gracias a la visión sistémica que posibilita la integración.

Beneficios de la integración de sistemas

Existen diversos beneficios al integrar sistemas dentro de una compañía, con mejoras globales que pueden observarse en todas las áreas:

Optimización de procesos

La integración de sistemas permite que diferentes herramientas y aplicaciones trabajen en conjunto de manera más eficiente. Con procesos más ágiles, la empresa puede responder rápidamente a los cambios y las demandas del mercado.

Reducción de costos

Al crear mejores flujos de trabajo, la integración de sistemas ayuda a reducir costos en las empresas. Además, el aumento de la productividad de los trabajadores generado por la integración también contribuye a la rentabilidad de las compañías.

Mayor integración entre las áreas

Con la integración de sistemas, las áreas pueden comunicarse entre sí de manera más rápida y fluida. También es posible visualizar los datos de un área en tiempo real y contar con información más precisa.

Mitigación de errores

La integración de sistemas reduce la necesidad de trabajo manual, evitando así posibles errores al transferir información de un sistema a otro. Además, el sistema central indica qué etapas aún faltan en los procesos para que puedan finalizarse.

Tipos de integración de sistemas

Actualmente, es posible realizar la integración de sistemas mediante diferentes tecnologías. Algunas de las más comunes en el mercado son:

Integración de sistemas mediante API

Quizás la forma más utilizada actualmente, la integración de sistemas mediante API es también la más moderna. La sigla API significa Application Programming Interface, es decir, interfaz de programación de aplicaciones.

La API funciona como un puente entre dos softwares, permitiendo que la información de uno circule hacia el otro en tiempo real. La solución también permite el cifrado de los datos, un aspecto positivo para la seguridad de la información.

Como desventaja, el costo de una API puede ser elevado (llegando a los 21 mil dólares) y, para las empresas que cuentan con muchos sistemas que deben integrarse, este valor aumenta proporcionalmente.

Base de datos

Una opción más sencilla, aunque con menor seguridad de la información, es la integración mediante el uso compartido de bases de datos utilizando un software de extracción de datos.

Para implementar esta solución, es necesario contar con un profesional denominado Database Administrator, que tendrá acceso a toda la información de todos los sistemas, un punto de atención en términos de seguridad.

Intercambio electrónico de datos

En el intercambio electrónico de datos se utiliza un software que funciona como un “traductor universal”. Esta solución recopila datos de una herramienta y los exporta a un único sistema, donde los estandariza. Al igual que en el caso de las bases de datos, en el intercambio electrónico de datos la información puede estar más expuesta a ataques cibernéticos.

Integración de sistemas con automatización

También es posible realizar la integración de sistemas utilizando automatización RPA (Robotic Process Automation o Automatización Robótica de Procesos, en español). La integración de un sistema con RPA no es más que la automatización de una tarea con el objetivo de migrar o integrar uno o más sistemas diferentes.

Este tipo de automatización se realiza comúnmente en ERP (Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos Empresariales, en español) y otros sistemas y aplicaciones utilizados por la empresa.

El uso de RPA en la integración de sistemas también facilita el flujo de trabajo de los colaboradores de la empresa, ya que, al automatizar tareas, muchas operaciones que antes requerían mucho tiempo pueden realizarse en menos tiempo.