Vibra Energia reasigna 380.000 horas de trabajo al año utilizando tecnología RPA.

Con más de 90 unidades activas, operaciones en más de 100 aeropuertos distribuidos en todo el país, valoración de la innovación y mejoría continua de los procesos, Vibra Energía, anteriormente conocida como BR Distribuidora, cuenta con más de cinco décadas de historia y tradición como líder en el mercado de distribución de combustibles y lubricantes en Brasil.

En 2019, Vibra creó su centro de innovación con el objetivo de conectar y asociarse con startups para desarrollar soluciones que cumplieran con los nuevos negocios y desafíos de la compañía.

Y fue a partir de esta iniciativa que Vibra conoció las soluciones personalizadas de Smarthis, una verdadera revolución operacional en la empresa.

La sociedad fue establecida para el desarrollo de la automatización de actividades repetitivas, que ocupaban largas horas en tareas necesarias, pero con bajo retorno. Pero los resultados fueron mucho más allá.

El principio

El desempeño de Smarthis en el desarrollo e implementación de procesos RPA en Vibra, pasó por las siguientes fases:

	Mapeo: antes de iniciar el proyecto, Smarthis recoge información e indentifica los procesos que pueden ser candidatos a la automatización, es decir, aquellos que tienen parámetros bien definidos, tasa de recurrencia alta y alto potencial de retorno.
	Diseño: aquí se realiza la planificación del modelo de proyecto, desde la optimización del flujo actual de la actividad hasta el análisis de las pantallas de interacción con el usuario y creación del esquema de automatización.
	Validación: en esta parte se verifica la capacidad técnica de automatización en relación al volumen de actividades a realizar.
	Desarrollo:  El equipo de desarrollo realiza la construcción del sistema de automatización de procesos, teniendo en cuenta las actividades y datos analizados en las fases anteriores.
	Operación asistida: momento en que la automatización comienza a operar de manera controlada, en ciclos consecutivos e ininterrumpidos, probando todos los escenarios que pueden ocurrir durante los procesos.
	Producción: después del flujo de pruebas, ya se han realizado mejoras y se confirma la calidad y seguridad de que la automatización manejará todas las variables existentes y ejecutará las soluciones con éxito.

Éxito desde el primer momento

Los primeros procesos automatizados tuvieron lugar en el sector financiero de Vibra. Pero en pocos meses, los proyectos de RPA ya se estaban ejecutando en la cadena de producción del distribuidor, en procesos que devolvieron ganancias aún más significativas en horas de trabajo manual.

Se trataba de rutinas replicables y/o simultáneas que ocurrían en diferentes bases en todo Brasil.

Un ejemplo de estas actividades es el informe de cierre de inventario, en el que un asistente administrativo revisaba diariamente en cada una de las bases del país los niveles de combustible en reserva y posteriormente realizaba la comparación con el informe contable.

Esta misma operación se realizó en 70 centros de distribución, tardando más de 1 hora en cada uno de ellos. Durante el año, se gastaban un total de 20 mil horas solo en este procedimiento.

Después de la automatización de este proceso, en solo 3 horas el RPA entrega el stock revisado y validado de todas las unidades del país!

¡Bienvenido al equipo, Br@x!

Después de todo el éxito de los proyectos de RPA en Vibra, el equipo ha ganado un nombre y una mascota: Br@x. Presenta el concepto de que las actividades manuales y repetitivas que se pueden automatizar, van de la A a la X; mientras que, Y y Z son las tareas de creatividad e innovación, donde el foco humano debe estar en generar valor al negocio.

Actualmente, el Br@x se implementa en 160 procesos, dentro de 40 áreas de la empresa, ahorrando hasta 380 mil horas de trabajo al año.

Algo a destacar de Smarthis, que es esencial para el buen funcionamiento del proyecto y que garantiza resultados tan destacables, es la rapidez en la presentación de soluciones. Cada proyecto tardó, en promedio, solo 6 semanas entre las fases de desarrollo del diseño hasta la puesta en marcha.

A partir del análisis de los datos del proyecto, una hora del trabajo que entregamos resulta en el ahorro de 10 horas de trabajo manual para Vibra, tiempo que se reasigna en actividades realmente estratégicas que agregan más valor a la empresa.

Y hoy, después de 3 años, la asociación con Vibra ha avanzado a un nuevo nivel: trabajamos juntos desde el desarrollo hasta la gestión de la automatización; lidiando con la seguridad de datos e información, realizando un monitoreo ininterrumpido para la identificación y resolución de incidentes y documentación de proyectos de RPA, sumando analistas de negocios al equipo para actuar activamente en la mejora continua de la empresa.

Lo que comenzó como un proyecto experimental se convirtió en parte de la estrategia de Vibra Energía, lo que hace que Smarthis esté muy orgullosa por la oportunidad, la confianza y la asociación.