Con el avance de la tecnología, cada vez más empresas están apostando por innovaciones que buscan optimizar la rutina laboral, mejorar la productividad y reducir el tiempo en el que los empleados están atrapados en una tarea.  

La solución ideal es aquella que optimiza los procesos y brinda libertad para que los equipos se enfoquen en tareas más estratégicas. Eso es precisamente lo que hace el RPA. Las siglas corresponden a Robotic Process Automation, una tecnología que cuenta con un robot (software) que ejecuta por ti actividades repetitivas de manera automática.  

Descubre todo sobre la tecnología RPA y los beneficios de aplicarla en tu negocio.  

¡Buena lectura!  

 

¿Qué es y cómo funciona el RPA?  

La Automatización Robótica de Procesos, conocida como RPA por sus siglas en inglés, es un software tecnológico que ayuda a las empresas a automatizar sus tareas digitales. Se trata de una solución de implementación simple y rápida, con un sistema sencillo que facilita la interacción del equipo sin dificultades.  

Mediante el RPA, se crean robots, los conocidos bots, que aprenden, simulan y ejecutan los procesos realizados por la empresa, todo basado en las acciones digitales humanas. Solo es necesario mostrarle al bot lo que debe hacer y él llevará a cabo la tarea de la manera requerida.  

Los bots de automatización pueden, por ejemplo, copiar y pegar datos de la web, realizar cálculos, analizar archivos, explorar correos electrónicos, iniciar sesión en programas, acceder a APIs y extraer datos. Se adaptan a cualquier interfaz o flujo de trabajo, por lo que no es necesario modificar los sistemas empresariales, aplicaciones o procesos para automatizarlos. 

Los beneficios de utilizar RPA en tu empresa  

En un año lleno de avances y cambios tecnológicos, tu empresa no puede quedarse atrás. Es hora de conocer los beneficios del RPA e invertir en esta solución para mantenerte competitivo en el mercado: 

  • Reducción de tiempo y proceso 

Agilidad es la palabra que define al RPA. Al asumir gran parte del trabajo manual (las 24 horas del día, los 7 días de la semana), los robots garantizan muchos beneficios a la empresa. Además, ayudan a optimizar el desempeño de diversos procesos. 

  • Aumento de la productividad  

Mientras los robots realizan tareas repetitivas, los humanos se enfocan en servicios que requieren estrategia y atención, cada uno desempeñando sus habilidades específicas y contribuyendo a la eficiencia y productividad del equipo. 

  • Reducción de errores manuales  

Los robots pueden interactuar con diversas fuentes y bases de datos diferentes, recopilándolos y presentándolos de manera ordenada a los usuarios finales: los humanos. Este escenario reduce la posibilidad de errores manuales y garantiza mayor calidad en el análisis y en la toma de decisiones de la organización. 

  • Mayor escalabilidad  

Al ser aplicables en todos los sectores, tienen la capacidad de llevar a cabo una amplia gama de tareas. Cualquier proceso reglamentado y repetitivo puede ser realizado por la automatización. 

  • Mejora del nivel de servicio  

Con los robots realizando diversas tareas, se puede hacer más trabajo en menos tiempo, asegurando una entrega más rápida y precisa. 

  • Aumento del control/cumplimiento normativo  

El RPA reduce el contacto de los humanos con datos confidenciales de los clientes, ya que son gestionados por los robots. Esto se debe a que están integrados y son tratados por sistemas seguros, de manera que los documentos siguen flujos correctos. 

  • Registro de datos para auditoría  

La automatización permite gestionar y organizar eficientemente los datos de la empresa. También facilita el registro de toda la información para enfrentar auditorías. 

  • Mejora en la calidad de los datos  

La solución de automatización mejora con precisión los servicios y procesos que tienen una alta probabilidad de error humano. Los bots son fiables y consistentes, ofreciendo excelencia en los resultados. 

 

¿Se puede integrar RPA con otros sistemas?  

La respuesta es sí, RPA se puede integrar con otros sistemas existentes en las empresas, como sistemas de gestión financiera y sistemas de administración, tales como:  

Sistemas ERP (Enterprise Resource Planning): como SAP, Oracle, Microsoft Dynamics y otros sistemas de gestión de recursos empresariales.  

Sistemas CRM (Customer Relationship Management): como Salesforce, Microsoft Dynamics CRM y otros sistemas de gestión de relaciones con los clientes.  

Sistemas de gestión de contenido: como SharePoint, que permite la automatización de tareas relacionadas con la gestión de documentos y flujos de trabajo.  

Sistemas BPM (Business Process Management): que permiten la automatización de procesos de negocios complejos. 

Sistemas de gestión de documentos: como Adobe Sign y DocuSign, que permiten la automatización de procesos de firma electrónica de documentos.  

Sistemas de gestión de pedidos: como Magento y Shopify, que permiten la automatización de procesos de pedidos y gestión de inventario.  

Sistemas de gestión de datos: como SQL Server y Oracle, que permiten la automatización de procesos de migración e integración de datos.  

De hecho, esta es una recomendación para las marcas que deseen implementar la automatización, ya que optimiza los procesos, brindando mayor seguridad y reduciendo errores en la rutina del negocio.  

Antes de integrar las soluciones, es importante realizar algunos tests para asegurarte de que todas las ventajas estarán disponibles para los equipos.  

RPA Smarthis: produce más en menos tiempo. 

Estos son algunos ejemplos de procesos que se pueden automatizar con RPA. Versátil, esta tecnología se aplica en diversos sectores y procesos:  

Procesamiento de facturas: RPA puede recibir facturas por correo electrónico y extraer informaciones relevantes de ellas, como el valor, la fecha y el número de factura; también puede ingresar estos datos en el sistema contable de la empresa. Además, la tecnología verifica si hay errores en las facturas y notifica a los responsables para corregirlos. 

Atención al cliente: se pueden recibir solicitudes de atención al cliente por correo electrónico o sistema de tickets; extraer datos expresivos, como el nombre del cliente, número de teléfono y problema reportado; e ingresar la información en el sistema de atención al cliente. Por fin, es posible enviar una respuesta automática informando que la solicitud ha sido recibida y está siendo procesada.  

Procesamiento de pedidos: se puede recibir pedidos de e-commerce, obtener informaciones relevantes e ingresarlas en el sistema de gestión de pedidos. De esta manera, RPA verifica si hay productos en stock, calcula el costo total del pedido y envía un correo electrónico de confirmación al cliente.  

Gestión de inventario: es posible monitorear y recibir alertas de bajo stock, así como enviar automáticamente pedidos de reposición. Por último, también se pueden verificar las fechas de vencimiento de los productos y notificar a las personas encargadas de desechar los productos vencidos.  

¿Quieres algo mejor que esto? Tenemos: puedes llevar RPA a tus procesos de negocio de manera personalizada, incorporando la solución en las herramientas que tu equipo ya suele usar.  

Esta es la forma más efectiva de garantizar que tus resultados sean predecibles, rastreables y con errores mínimos, reduciendo la cantidad de horas desperdiciadas en tareas repetitivas.  

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