Reducción de riesgos: cómo eliminar errores en tu departamento de finanzas

El departamento de finanzas es uno de los más importantes en cualquier empresa, ya que es responsable de controlar los gastos y los ingresos, garantizar el cumplimiento fiscal y tributario, planificar el presupuesto e invertir de manera estratégica.  

Sin embargo, este sector también está sometido a diversos riesgos que pueden comprometer el desempeño y la rentabilidad del negocio. Así que, para evitar o minimizarlos, es esencial adoptar estrategias eficientes y proactivas de reducción de riesgos, basadas en métodos y herramientas que permitan identificar, analizar y controlar las amenazas.  

En este artículo, vamos a mostrarte cómo puedes eliminar o reducir los errores en la gestión financiera mediante soluciones digitales inteligentes. ¿Te interesa? ¡Entonces sigue leyendo y descubre más! 

5 errores que debes evitar en la gestión financiera 

Procesos burocráticos forman parte de las operaciones de cualquier emprendimiento. No obstante, el departamento financiero es uno de los que acumula más tareas de este tipo, con una alta cantidad de actividades manuales repetitivas, como completar hojas de cálculo, controlar cobros, pagar impuestos, elaborar contratos, etc.  

Aunque estas actividades son cruciales para el sector, esto no significa que no puedan ser optimizadas para mantener la productividad y la salud financiera del negocio. A continuación, te presentamos los errores más comunes que pueden perjudicar el desarrollo de tu empresa. 

Gestión manual

 Realizar la gestión financiera de forma manual es un error que puede generar grandes problemas para la empresa, como:  

•  Ineficiencia: El procesamiento manual de tareas, como ingreso de datos, cálculos, conciliación bancaria y emisión de informes, consume mucho tiempo y esfuerzo. Esto puede llevar a errores y retrasos, perjudicando la eficiencia operativa del departamento financiero y de la empresa en general;
• Falta de escalabilidad: A medida que la empresa crece, la gestión manual de los procesos financieros se vuelve más compleja y lenta. Los volúmenes de transacciones aumentan, dificultando el seguimiento y procesamiento de toda la información de manera eficiente. Esto puede limitar la capacidad de la empresa para hacer frente al crecimiento y puede generar obstáculos en los procesos financieros;
• Mayor probabilidad de errores: El procesamiento manual está sujeto a errores humanos, como la digitación incorrecta de números, cálculos equivocados o pérdida de informaciones importantes. Estos errores pueden llevar a inconsistencias en los registros financieros, informes imprecisos y toma de decisiones incorrectas;
• Dificultad en el análisis de datos: Con la gestión manual, es más difícil realizar análisis detallados y obtener informaciones valiosas a partir de los datos financieros. Además, dificulta obtener informaciones financieras actualizadas y relevantes para respaldar la toma de decisiones estratégicas.

Descuido en las obligaciones fiscales y legales

La negligencia en las obligaciones fiscales y legales puede resultar en sanciones financieras y problemas legales para la empresa. Esto incluye el pago de impuestos dentro de los plazos establecidos, la elaboración y presentación de informes financieros requeridos y el cumplimiento de regulaciones fiscales y laborales.  

Igualmente perjudica la reputación de la empresa ante clientes, proveedores e inversores. La imagen de una empresa se ve afectada cuando se percibe como deshonesta o irresponsable con respecto a las leyes y regulaciones. Esto puede llevar a la pérdida de negocios, dificultades en asociaciones y dificultades para atraer inversiones. 

Mala gestión del crédito y cobros

Si el departamento financiero no establece políticas adecuadas de crédito y no supervisa de cerca los pagos de los clientes, esto puede afectar negativamente la salud financiera de la empresa y resultar en: 

• Impacto en la liquidez: Una mala gestión del crédito puede generar problemas de flujo de efectivo, ya que los montos adeudados por los clientes no se reciben a tiempo. Esto puede resultar en falta de capital circulante y dificultades para pagar a proveedores, salarios y otras obligaciones financieras. La falta de liquidez puede afectar negativamente la capacidad de la empresa para operar e invertir en el crecimiento;
• Riesgo de incumplimiento: Una mala gestión del crédito aumenta el riesgo de incumplimiento, es decir, clientes que no pagan sus deudas. Esto puede ocurrir cuando la empresa otorga crédito a clientes con historial de pago dudoso o no realiza un análisis adecuado de crédito. El incumplimiento afecta directamente los ingresos y puede generar pérdidas financieras significativas;
• Costos de cobro: Cuando la empresa no tiene un sistema eficiente de cobro, puede gastar tiempo y recursos significativos en la recuperación de pagos atrasados. El equipo debe dedicar tiempo para contactar a los clientes, enviar recordatorios y manejar procesos de cobro. Estos costos adicionales afectan la eficiencia y rentabilidad de la empresa;
• Daño a la reputación: Una mala gestión del crédito puede perjudicar la reputación de la empresa. Si los clientes se dan cuenta de que la empresa no cobra sus pagos de manera adecuada, esto puede afectar negativamente la confianza y la imagen de la empresa. Esto puede llevar a la pérdida de clientes y dificultades para adquirir nuevos negocios.

Falta de monitoreo y análisis financiero

La falta de monitoreo regular y análisis financiero puede llevar a una falta de visibilidad sobre la salud financiera de la empresa. Es esencial seguir indicadores financieros importantes, como margen de beneficio, rentabilidad de productos o servicios y tasa de retorno de la inversión. 

Sin esta información, la empresa puede continuar operando de manera ineficiente o no identificar oportunidades de crecimiento.  

• Falta de visibilidad financiera: La ausencia de monitoreo y análisis financiero impide que la empresa tenga una visión clara de su situación financiera. Esto dificulta la identificación de áreas problemáticas, como gastos excesivos, ineficiencias operativas o pérdidas financieras. Sin un monitoreo adecuado, la empresa puede perder oportunidades de mejora y corrección de problemas financieros;
• Toma de decisiones perjudicada: La falta de información financiera actualizada y precisa afecta negativamente la toma de decisiones. Sin un análisis adecuado, la empresa puede basar sus decisiones en suposiciones, intuiciones o informaciones imprecisas. Esto aumenta el riesgo de tomar decisiones financieras equivocadas, como inversiones innecesarias, adquisiciones inadecuadas o estrategias de fijación de precios erróneas;
• Dificultad para planificar y anticipar problemas: El monitoreo y el análisis financiero permiten a la empresa planificar de manera efectiva y anticipar problemas potenciales. Al seguir indicadores clave de desempeño financiero, la empresa puede identificar tendencias, prever escenarios futuros e implementar medidas correctivas anticipadamente. Sin este monitoreo, la empresa puede estar desprevenida para enfrentar desafíos financieros, como fluctuaciones del mercado, problemas de liquidez o falta de rentabilidad;
• Pérdida de oportunidades: La falta de monitoreo y análisis financiero también puede llevar a la pérdida de oportunidades de crecimiento y maximización de ganancias. Al no identificar adecuadamente oportunidades de inversión, optimización de costos o mejora de procesos financieros, la empresa puede perder ventaja competitiva y no alcanzar todo el potencial de sus recursos financieros.

Falta de ajuste en los contratos

No ajustar los contratos de acuerdo con la inflación, los costos operativos y el valor de mercado es otro error muy común. Esto puede generar perjuicios y pérdida de competitividad para tu negocio. 

• Pérdida de ingresos: Cuando los contratos no se ajustan periódicamente, la empresa puede estar perdiendo oportunidades para aumentar el valor de los servicios o productos ofrecidos. Esto significa que la empresa puede estar dejando de cobrar el valor justo por sus productos o servicios, lo que resulta en una pérdida potencial de ingresos;
• No aprovechar todo el potencial de los clientes: La falta de upselling, que es la oferta de productos o servicios más completos a clientes existentes, impide que la empresa aproveche todo el potencial de sus clientes. Si la empresa no ofrece opciones adicionales a los clientes que ya están satisfechos con sus productos o servicios, está dejando de aumentar los ingresos y la fidelidad de estos clientes;
• Dificultad para seguir el mercado: El mercado y las condiciones económicas están en constante cambio. Si los contratos no se ajustan a estos cambios, la empresa puede quedar atrapada en condiciones desactualizadas, como precios o términos que ya no son competitivos. Esto puede resultar en la pérdida de clientes frente a competidores que ofrecen condiciones más favorables.

Aprende a elegir la mejor solución para tus necesidades. 

En caso de que la empresa se enfrente a alguno de los desafíos mencionados anteriormente, la adopción de nuevas tecnologías y soluciones digitales puede ser la clave para adaptarse a los cambios del mercado y mantenerse relevante. Así que, para resolver estos errores y hacer que el negocio sea competitivo, es interesante contar con algunas soluciones digitales:  

RPA  

La Automatización Robótica de Procesos (RPA, por su sigla en inglés) permite automatizar tareas repetitivas realizadas por personas en computadoras mediante software. Con soluciones de automatización de procesos, puedes realizar las demandas recurrentes de contabilidad de tu empresa de manera automática, evitando errores en la gestión financiera o descuidos en las obligaciones fiscales y legales de la empresa, lo que resulta en multas, pérdida de documentos, pagos no realizados o duplicados.  

Esto hace que tu empresa sea más eficiente, además de optimizar el proceso de gestión de certificados, facturas, guías y plazos, evitando la suspensión de actividades y cierres municipales. En resumen, los beneficios incluyen: 

• Reducción del tiempo de proceso;
• Aumento de la productividad;
• Reducción de errores manuales;
• Mejora en el nivel de servicio;
• Mayor cumplimiento normativo;
• Mayor escalabilidad;
• Registro de datos para auditoría;
• Mejora en la calidad de los datos. 

Entre algunas de las posibilidades de procesos que se pueden automatizar, destacamos la conciliación bancaria, la gestión de cuentas por pagar y por cobrar, el cierre contable, la entrada y salida de facturas, la recopilación y procesamiento de facturas, el pago de impuestos, la consulta de notas de servicios, la consulta y el llenado de información en guías e informes, y la gestión de la situación registral. 

Data Analytics 

El Data Analytics ayuda a las empresas a analizar en tiempo real grandes volúmenes y variedades de datos para obtener informaciones valiosas y señalar el camino hacia decisiones estratégicas. Utilizando herramientas estadísticas, matemáticas y computacionales para identificar patrones y tendencias, esta solución permite analizar con precisión métricas financieras como rentabilidad, flujo de efectivo, punto de equilibrio y capital de trabajo, lo que hace que las decisiones comerciales sean más acertadas y ágiles, siempre basadas en la recopilación y análisis de información.  

Algunos de los beneficios de esta solución son:  

• Pronóstico de tendencias y escenarios futuros;
• Identificación de riesgos;
• Mayor precisión en la toma de decisiones;
• Análisis en tiempo real;
• Medición optimizada;
• Consistencia de indicadores entre áreas;
• Informaciones fiables;
• Detección de oportunidades;
• Generación de informes automáticos.

Con esta solución, el departamento de contabilidad y finanzas de tu negocio opera de manera más eficiente, evitando problemas por falta de atención a las métricas, además de identificar oportunidades de crecimiento. En la práctica, una solución de Data Analytics puede realizar predicciones de ingresos y gastos, optimización de costos, análisis de rentabilidad, automatización de informes, así como análisis de riesgo financiero. 

Artificial intelligence

La Inteligencia Artificial consiste en sistemas y programas capaces de simular la capacidad humana de razonamiento, aprendizaje y toma de decisiones. 

Ella permite a las máquinas procesar grandes cantidades de datos, identificar patrones, generar ideas y recomendaciones con la mínima intervención humana, siendo capaz de proporcionar una evaluación de riesgo crediticio más rápida y precisa, detectar fraudes, y predecir tendencias y fluctuaciones en los mercados financieros, todo basado en datos históricos y en tiempo real.  Algunos beneficios de esta solución son: 

• Automatización a gran escala;
• Ideas holísticas;
• Aumento de la eficiencia operativa;
• Experiencias personalizadas;
• Aumento de la seguridad;
• Detección de anomalías;
• Identificación de oportunidades.

A partir de esto, tú puedes mejorar la eficiencia, precisión y seguridad de las operaciones financieras, así como recomendar productos en función de las tendencias de consumo de los clientes, ayudando en la estrategia de upsell. Entre otras aplicaciones prácticas, la solución de IA puede ayudar en la extracción automática de datos de documentos, clasificación de gastos, previsión de flujo de efectivo, monitoreo de transacciones, realización de transacciones básicas, entre otros.  

La reducción de riesgos financieros es esencial para garantizar la salud y sostenibilidad de cualquier empresa. Afortunadamente, en Smarthis somos expertos en desarrollar soluciones a medida para los desafíos y procesos financieros de cualquier sector. Combinamos lo mejor de cada tecnología para aumentar la eficiencia dentro de tu organización y lograr resultados sorprendentes. ¿Te gustaron nuestros consejos? ¡Descubre cómo Smarthis puede ayudarte a eliminar los errores operativos en el departamento financiero de tu negocio!