Como eliminar erros do seu departamento de finanças?

O departamento de finanças é um dos mais importantes de qualquer empresa, pois é responsável por controlar as despesas e receitas, garantir a conformidade fiscal e tributária, planejar o orçamento e investir de forma estratégica. 

No entanto, esse setor também está sujeito a diversos riscos que podem comprometer o desempenho e a rentabilidade do negócio. Então, para evitar ou minimizá-los, é essencial adotar estratégias de redução de riscos eficientes e proativas, baseadas em métodos e ferramentas que permitam identificar, analisar e controlar as ameaças. 

Neste artigo, vamos mostrar como você pode eliminar ou reduzir os erros na gestão financeira por meio de soluções digitais inteligentes. Se interessou? Então continue a leitura e saiba mais! 

5 erros que você deve evitar na gestão financeira 

Processos burocráticos fazem parte das operações de qualquer empreendimento. Porém, o departamento financeiro é um dos que mais acumula tarefas desse perfil, com alta quantidade de atividades manuais repetitivas, como o preenchimento de planilhas, controle de cobranças, pagamentos de tributos, elaboração de contratos etc. 

Apesar de serem atividades cruciais ao setor, isso não significa que não podem ser otimizadas para manter a produtividade e a saúde financeira do negócio. Confira a seguir os erros mais comuns que podem prejudicar o desenvolvimento da sua companhia.  

Gestão manual

Fazer a gestão financeira manualmente é um erro que pode gerar grandes problemas para a empresa, como: 

• Ineficiência: O processamento manual de tarefas, como entrada de dados, cálculos, conciliação bancária e emissão de relatórios, consome muito tempo e esforço. Isso pode levar a erros e atrasos, prejudicando a eficiência operacional do departamento financeiro e da empresa como um todo;
• Falta de escalabilidade: À medida que a empresa cresce, a gestão manual dos processos financeiros se torna mais complexa e demorada. Os volumes de transações aumentam, tornando difícil acompanhar e processar todas as informações de forma eficiente. Isso pode limitar a capacidade da empresa de lidar com o crescimento e pode levar a gargalos nos processos financeiros;
• Maior probabilidade de erros: O processamento manual está sujeito a erros humanos, como digitação incorreta de números, cálculos equivocados ou perda de informações importantes. Esses erros podem levar a inconsistências nos registros financeiros, relatórios imprecisos e tomada de decisões incorretas;
• Dificuldade na análise de dados: Com a gestão manual, é mais difícil realizar análises detalhadas e obter insights valiosos a partir dos dados financeiros. Além de dificultar a obtenção de informações financeiras atualizadas e relevantes para suportar a tomada de decisões estratégicas.  

Descuido nas obrigações fiscais e legais

A negligência nas obrigações fiscais e legais pode resultar em penalidades financeiras e problemas legais para a empresa. Isso inclui o pagamento de impostos dentro dos prazos estabelecidos, a elaboração e envio de relatórios financeiros exigidos e a conformidade com as regulamentações fiscais e trabalhistas. 

Além de prejudicar a reputação da empresa perante clientes, fornecedores e investidores. A imagem de uma empresa é afetada quando ela é percebida como desonesta ou irresponsável em relação às leis e regulamentos. Isso pode levar à perda de negócios, dificuldades de parceria e dificuldade em atrair investimentos.  

Má gestão do crédito e cobranças

Se o departamento financeiro não estabelece políticas adequadas de crédito e não acompanha de perto os pagamentos de clientes, isso pode afetar negativamente a saúde financeira da empresa e resultar em: 

• Impacto na liquidez: A má gestão do crédito pode levar a problemas de fluxo de caixa, pois os valores devidos pelos clientes não são recebidos no prazo. Isso pode resultar em falta de capital de giro e dificuldade em pagar fornecedores, salários e outras obrigações financeiras. A falta de liquidez pode afetar negativamente a capacidade da empresa de operar e investir no crescimento;
• Risco de inadimplência: Uma má gestão do crédito aumenta o risco de inadimplência, ou seja, clientes que não pagam suas dívidas. Isso pode ocorrer quando a empresa concede crédito a clientes com histórico de pagamento duvidoso ou não realiza uma análise adequada de crédito. A inadimplência afeta diretamente a receita e pode levar a perdas financeiras significativas;
• Custos de cobrança: Quando a empresa não tem um sistema eficiente de cobranças, pode gastar tempo e recursos significativos na recuperação de pagamentos atrasados. A equipe precisa dedicar tempo para entrar em contato com os clientes, enviar lembretes e lidar com processos de cobrança. Esses custos adicionais afetam a eficiência e a rentabilidade da empresa;
• Danos à reputação: Uma má gestão do crédito pode prejudicar a reputação da empresa. Se os clientes perceberem que a empresa não cobra seus pagamentos de maneira adequada, isso pode afetar negativamente a confiança e a imagem da empresa. Isso pode levar à perda de clientes e dificuldade em conquistar novos negócios.  

Falta de monitoramento e análise financeira

A falta de monitoramento regular e análise financeira pode levar a uma falta de visibilidade sobre a saúde financeira da empresa. É essencial acompanhar indicadores financeiros importantes, como margem de lucro, rentabilidade de produtos ou serviços e taxa de retorno sobre o investimento.  

Sem essas informações, a empresa pode continuar operando de maneira ineficiente ou não identificar oportunidades de crescimento. 

• Falta de visibilidade financeira: A ausência de monitoramento e análise financeira impede que a empresa tenha uma visão clara de sua situação financeira. Isso dificulta a identificação de áreas problemáticas, como gastos excessivos, ineficiências operacionais ou perdas financeiras. Sem um monitoramento adequado, a empresa pode perder oportunidades de melhoria e correção de problemas financeiros;
• Tomada de decisões prejudicada: A falta de informações financeiras atualizadas e precisas afeta negativamente a tomada de decisões. Sem uma análise adequada, a empresa pode basear suas decisões em suposições, intuições ou informações imprecisas. Isso aumenta o risco de tomar decisões financeiras erradas, como investimentos desnecessários, aquisições inadequadas ou estratégias de precificação equivocadas;
• Dificuldade em planejar e antecipar problemas: O monitoramento e a análise financeira permitem que a empresa planeje de forma eficaz e antecipe problemas potenciais. Ao acompanhar indicadores-chave de desempenho financeiro, a empresa pode identificar tendências, prever cenários futuros e implementar medidas corretivas antecipadamente. Sem esse monitoramento, a empresa pode ficar despreparada para enfrentar desafios financeiros, como flutuações de mercado, problemas de liquidez ou falta de rentabilidade;
• Perda de oportunidades: A falta de monitoramento e análise financeira também pode levar à perda de oportunidades de crescimento e maximização dos lucros. Ao não identificar adequadamente oportunidades de investimento, otimização de custos ou melhoria de processos financeiros, a empresa pode perder vantagem competitiva e não alcançar todo o potencial de seus recursos financeiros.  

Falta de reajuste nos contratos

Não reajustar os contratos de acordo com a inflação, os custos operacionais e o valor de mercado é outro erro bem comum. Isso pode gerar prejuízos e perda de competitividade para o seu negócio. 

• Perda de receita: Quando os contratos não são reajustados periodicamente, a empresa pode estar perdendo oportunidades de aumentar o valor dos serviços ou produtos oferecidos. Isso significa que a empresa pode estar deixando de cobrar o valor justo pelos seus produtos ou serviços, resultando em uma perda de receita potencial;
• Não aproveitar todo o potencial dos clientes: A falta de upsell, que é a oferta de produtos ou serviços mais completos para clientes existentes, impede a empresa de aproveitar todo o potencial dos seus clientes. Se a empresa não oferece opções adicionais aos clientes que já estão satisfeitos com seus produtos ou serviços, ela está deixando de aumentar a receita e a fidelidade desses clientes;
• Dificuldade em acompanhar o mercado: O mercado e as condições econômicas estão sempre em constante mudança. Se os contratos não são reajustados de acordo com essas mudanças, a empresa pode ficar presa a condições desatualizadas, como preços ou termos que não são mais competitivos. Isso pode resultar em perda de clientes para concorrentes que oferecem condições mais vantajosas.  

Saiba escolher a melhor solução para suas necessidades 

Caso a empresa se encontre diante de algum dos desafios mencionados anteriormente, a incorporação de novas tecnologias e soluções digitais pode ser a chave para se adaptar às mudanças do mercado e se manter em relevância. Então, para resolver esses erros e tornar o negócio competitivo, é interessante contar com algumas soluções digitais:  

RPA

O Robotic Process Automation (RPA) permite que tarefas repetitivas realizadas por pessoas em computadores sejam automatizadas por meio de software.  

Com soluções de automação de processo você realiza as demandas recorrentes da contabilidade da sua empresa de forma automática, evitando erros na gestão financeira ou descuido nas obrigações fiscais e legais da empresa, o que gera multas, perda de documentos, pagamentos não realizados ou duplicados.  

Isso torna sua empresa mais eficiente, além de otimizar o processo de gerenciamento de certidões, notas, guias e prazos, evitando a suspensão de atividades e interdições da prefeitura. Em suma, os benefícios envolvem: 

• Redução do tempo de processo;
• Aumento da produtividade;
• Redução de erros manuais;
• Melhoria do nível de serviços;
• Aumento do compliance;
• Maior escalabilidade;
• Registro de dados para auditoria;
• Melhoria na qualidade de dados. 

Dentre algumas possibilidades de processos que podem ser automatizados, destacamos a conciliação bancária​, gestão de contas a pagar e receber, fechamento de balanço contábil​, entrada e saída de NFs​, coleta e processamento de faturas, processamento do pagamento de tributos, consulta de nota de serviços, consulta e preenchimento de informações em guias e relatórios e gerenciamento de situação cadastral. 

Data Analytics 

O Data Analytics ajuda as empresas a analisar em tempo real grandes volumes e variedades de dados para obter insights valiosos e apontar o caminho para decisões estratégicas.  

Utilizando ferramentas estatísticas, matemáticas e computacionais para identificar padrões e tendências, essa solução permite analisar de forma precisa as métricas financeiras como lucratividade, rentabilidade, fluxo de caixa, ponto de equilíbrio e capital de giro, tornando as decisões do negócio mais assertivas e ágeis, sempre com base na coleta e análise de informações. Alguns dos benefícios dessa solução são: 

• Previsão de tendências e cenários futuros;
• Identificação de riscos;
• Aumento de precisão na tomada de decisão;
• Análise em tempo real;
• Mensuração otimizada;
• Consistência de indicadores entre áreas;
• Informações confiáveis;
• Detecção de oportunidades;
• Geração dos relatórios automáticos.  

Com essa solução o setor de contabilidade e finanças do seu negócio opera com maior eficiência, evitando problemas por falta de atenção às métricas, além de identificar oportunidades de crescimento. Na prática, uma solução de Data Analytics consegue realizar predição de receita e despesas, otimização de custos, análise de rentabilidade, automatização de relatórios, além de análise de risco financeiro.  

Inteligência Artificial 

A Inteligência Artificial consiste em sistemas e programas capazes de simular a capacidade humana de raciocínio, aprendizado e tomada de decisão. 

Ela permite às máquinas processar grandes quantidades de dados, identificar padrões, gerar insights e recomendações com a mínima intervenção humana, sendo capaz de fornecer uma avaliação de risco de crédito mais rápida e precisa, detectar fraudes, além de prever tendências e flutuações nos mercados financeiros, tudo com base em dados históricos e em tempo real. Alguns ganhos dessa solução são: 

• Automação em escala;
• Insights holísticos;
• Aumento de eficiência operacional;
• Experiências personalizadas;
• Aumento da segurança;
• Detecção de anomalias;
• Identificação de oportunidades; 

A partir disso, você consegue melhorar a eficiência, a precisão e a segurança das operações financeiras, além de recomendar produtos com base nas tendências de consumo dos clientes, auxiliando na estratégia de upsell. Dentre outras aplicações práticas, a solução em IA é capaz de auxiliar em extração automática de dados de documentos, classificação de despesas, previsão de fluxo de caixa, monitoramento de transações, realizar transações básicas, dentre outros.  

A redução de riscos financeiros é essencial para garantir a saúde e a sustentabilidade de qualquer empresa. Felizmente, a Smarthis  é especialista em desenvolver soluções sob medida para os desafios e processos financeiros de qualquer setor. Combinamos o melhor de cada tecnologia para aumentar a eficiência dentro da sua organização e atingir resultados surpreendentes.